La gestión, conservación y eliminación de los documentos se regula por el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo.

Funciones del Archivo

La función del Archivo es recibir, custodiar y garantizar la conservación de los documentos y facilitar el acceso a los mismos cuando lo requieran los ciudadanos, las distintas unidades administrativas o los miembros de la corporación.

Gestión y conservación

Con esta finalidad, el sistema de gestión de documentos del Archivo del Ayuntamiento de Chiclana se basa, una vez recibidas las transferencias desde las distintas unidades de producción, en la clasificación, conservación y eliminación de los documentos.

Desde el Archivo se procura en todo momento que el estado de conservación de los documentos sea el adecuado, cuidando las medidas ambientales y de higiene de los depósitos, encaminadas a evitar la degradación de la documentación.

Actualmente, desde la Concejalía de Organización Interior, se están llevando a cabo medidas preventivas para mantener en óptimas condiciones las instalaciones en cuanto a humedad y limpieza se refiere.

Valoración y eliminación de documentos

En cuanto a la eliminación, todos los documentos, a través de sus series documentales, son valorados atendiendo a las tablas publicadas por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, para determinar su conservación o, en su caso, su eliminación.

El Archivo elaborará la propuesta de eliminación de la documentación que corresponda según las tablas citadas. Una vez aprobada por la Comisión, se procede a la eliminación física de los documentos, enviando acta de lo actuado a la citada Comisión.

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